出荷・納品業務


「出荷・納品」の業務は、「販売管理」の中で非常に重要です。

「得意先」からの「受注情報」に対して、「正確」に「納期通り」商品を出荷する必要があります。

「出荷・納品業務」の流れは次のようになっています。

  1. 出荷指示書の作成
  2. 出荷準備と必要書類の作成
  3. 出荷納品
  4. 売上伝票の作成
  5. 取引の記帳

です。

それぞれについて説明します。

  1. 出荷指示書の作成
    「得意先」の「納期」が近づくと「受注伝票」をもとに「出荷指示書」が発行されます。

    この「出荷指示書」に基づいて、商品の在庫担当者は、出荷の準備をおこないます。

    納入する「納期」の順番に「出荷指示書」を作成します。
    「出荷指示書」は、受注情報の内容が使用されます。


  2. 出荷準備をおこないます。
    倉庫や、在庫の担当者は、「出荷指示書」に従い、決められた「納期」までに得意先に納品できるように出荷の準備をおこないます。

    出荷する商品が、配送中に破損したりしないように、「梱包」をおこないます。
    商品の形状や配送方法などにより、適切な「梱包材料」や「荷姿」を選択します。

    「納入場所」や「商品の荷姿」に合わせて、「配送」の手配をおこないます。

    配送を外部に委託している場合には、「配送業者」と連絡をとり、出荷する商品の「受け渡し日時」を決定します。


  3. 必要書類の作成
    商品を得意先に引き渡す際に必要となる書類を作成します。

    次の書類が必要になります。

    • 納品書・納品書控
    • 受領書
    • 領収書

    などです。

    それぞれについて説明します。

    • 納品書・納品書控
      「納品書」とは、取引先に商品を引き渡したことを証明するための書類です。
      商品とともに「取引先」に渡します。
      「得意先」は、記載された内容と注文した際に作成した注文書の内容との間に相違がないことを確認します。
      「納品書控え」は、納品書の複写です。
      持ち帰って、自社で管理します。

    • 受領書
      「受領書」とは、「納品書」と同様に引き渡したことを証明するための書類です。
      「受領書」は、「納品書」とともに「得意先」に渡し、「確認印」または、「サイン」を貰って、自社へもって帰ります。

      受け取ったことを証明する書類です。
      「受領書」は、「納品書控え」で代用する場合もあります。

    • 領収書
      商品と引き換えに、「代金」を「現金」で回収する場合は、「領収書」を発行します。
      現金を受け取った旨を、記載した「領収書」を「得意先」に渡す必要があります。

    「納品書」・「受領書」の記載項目は次のような項目があります。

    • 納品日
    • 納品番号
    • 得意先
    • 商品
    • 数量
    • 単位
    • 単価
    • 金額

    などです。


  4. 出荷・納品
    商品を「取引先」に引き渡します。
    商品の引渡しとともに、「納品書」、「納品書控え」、「受領書」を得意先に渡して、確認してもらい、「受領書」には「確認印」または「サイン」を貰い、「受領書」、「納品書控え」を自社へ持ち帰ります。


  5. 売上伝票の作成
    在庫担当者は、持ち帰った「納品書控え」または「受領書」をもとに、「売上伝票」を作成します。
    売上が確定しました。
    「売上伝票」は「受領書」とともに経理担当者へ渡します。

    「売上伝票」は、「納品控え」で代用することもあります。

    「売上伝票」の項目は、次のような項目があります。

    • 売上日
    • 出荷番号
    • 得意先
    • 納入先
    • 担当者
    • 商品
    • 単位
    • 単価
    • 数量
    • 金額

    などです。


  6. 取引の記帳
    経理担当者は、在庫担当者から「売上伝票」および「受領書」を受け取り、売上を「仕訳」として記帳します。
    「受領書」は、得意先が商品を付け取ったことを証明する書類として保管します。

    商品の売上を、後日現金(銀行振込)で、受け取る場合は、「売掛金」で記帳します。


  7. 商品有高帳の記入
    「商品有高帳」とは、商品ごとに、「受け入れ(仕入れ)」、「払い出し(出荷)」の都度、「数量」、「単価」、「金額」を記入し、商品の「残高明細」を記録する補助簿です。
    商品の「在庫」が記録されています。

    商品の「売上」が計上されると、「商品の減少(出荷)」が発生しますので、「商品有高帳」に記入します。




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